Zasady prostego języka, dzięki którym napiszesz zrozumiały tekst

Jak często zdarza Ci się czytać tekst w internecie albo pismo z urzędu kilka razy? Dzieje się tak dlatego, że autor lub nadawca listu „ukrył” najważniejszą informację w jednym długim akapicie bądź użył niezrozumiałych słów (a nawet całych zdań).

W tekstach, zwłaszcza użytkowych, chcemy szybko dotrzeć do informacji. Zdarza się jednak, że mamy do czynienia z łamigłówką, która wymaga maksymalnego skupienia. A przecież język ma nam służyć i ułatwiać porozumienie.

Na szczęście to się zmienia, co zawdzięczamy coraz większej popularności prostego języka. Sprawdź zasady, które pomogą Ci napisać tekst łatwy w odbiorze.

Prosty język to standard językowy (ang. plain language), który w centrum komunikacji stawia odbiorcę. Dzięki prostej komunikacji odbiorca łatwo i szybko znajduje informacje, których potrzebuje; rozumie je i może wykorzystać. Wystarczy mu jednorazowe przeczytanie tekstu np. umowy, formularza, powiadomienia o błędzie czy treści na stronie interentowej.*

Prosty język reguluje norma ISO 24495-1:2023, która zawiera podstawowe zasady i wytyczne. Druga część normy (ISO 24495-2:2025), którą Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna opublikowała w 2025 r., dotyczy komunikacji w dokumentach prawnych.

Prosty język w Polsce

W Polsce do promocji prostego języka przyczyniła się kampania edukacyjna „Prosto i kropka”. Była skierowana do urzędników i rozpoczęła upraszczanie komunikacji związanej z Funduszami Europejskimi. W październiku 2018 r. przedstawiciele ministerstw i różnych instytucji (każdego roku dołączają kolejne, a w 2025 r. było ich 84) podpisały Deklarację prostego języka. Tym samym zobowiązali się oni m.in. dążyć do tego, by urzędnicy doskonalili kwalifikacje niezbędne do przestrzegania zasad prostego języka w mowie i piśmie.**

Prosta polszczyzna nie ogranicza się do urzędowych pism, regulaminów i formularzy. Banki czy firmy ubezpieczeniowe również upraszczają swoją komunikację z klientami. Prosty język wchodzi także do innych obszarów życia publicznego – edukacji, opieki zdrowotnej, mediów, biznesu.

Nie musisz być ekspertem języka polskiego, by pisać w przystępny sposób. Sprawdź wybrane zasady prostego języka, które pomogą Ci tworzyć przyjazne treści.

1. Najważniejsze informacje podawaj na początku

Zgodnie z zasadą odwróconej piramidy najważniejsze informacje powinny znajdować się na początku tekstu. Dzięki temu odbiorca od razu zapozna się z główną myślą. Dopiero w dalszej części warto rozwijać temat – podawać szczegóły i dodatkowe dane. Jeśli musisz podać podstawę prawną, umieść ją w przypisie lub na końcu tekstu.

Przykład:

Zgodnie z Ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, należy złożyć deklarację podatkową w terminie do 30 kwietnia.

Zmiana: Złóż deklarację podatkową do 30 kwietnia. Obowiązek ten wynika z ustawy o podatku dochodowym.

2. Używaj zrozumiałego słownictwa

Stosowanie prostego języka nie oznacza, że trzeba usunąć specjalistyczne słownictwo. Teksty powstają w konkretnym celu i dla określonej grupy osób. Przykładowo, w instrukcji oprogramowania skierowanej do osób, które mają wiedzę techniczną, użyjemy innych słów niż w instrukcji dla początkujących.

W obu przypadkach można postawić na zasady protego języka, co nie oznacza pozbawienia tekstu fachowości i precyzji. Jeśli musisz użyć wyrazu specjalistycznego lub skrótu – zrób to, a w zależności od poziomu wiedzy swoich odbiorców – wyjaśnij.

Przykłady zmiany słów na powszechnie używane:

• przedłóż dokumenty– przekaż dokumenty
• adresat wezwania zobowiązany jest do… – osoba, która otrzymała wezwanie, musi…
• Twoje zgłoszenie podlega weryfikacji – sprawdzimy Twoje zgłoszenie

Sprawdź też: Czy AI naprawdę zrobi to lepiej? Kiedy automatyzacja przeszkadza, zamiast pomagać

3. Usuwaj zbędne słowa

Pozbądź się z słów, które nic nie wnoszą, a jedynie „zapychają” tekst. Mogą to być pleonazmy (np. efekt końcowy, okres czasu, potencjalna możliwość) i tautologie (np. jedyny i niepowtarzalny, skuteczny i efektywny). Innym przykładem wyrażeń, które można zamienić na jedno słowo, są:

• z tego powodu – dlatego
• w większości przypadków – często
• ma możliwość – może
• w dalszym ciągu – nadal

4. Twórz krótkie zdania

Tutaj sprawdza się zasada: jedna myśl = jedno zdanie. Zdania powinny mieć do 20 słów. W interfejsach cyfrowych, gdzie jest niewiele miejsca na przekazanie informacji, sprawdzają się jeszcze krótsze zdania – do kilkunastu słów.

Sprawdź też: Prowadzenie bloga firmowego – jak za pomocą treści dotrzeć do klientów?

5. Pamiętaj o szyku zdania

W języku polskim zdania mają konstrukcję: podmiot (rzeczownik) + orzeczenie (czasownik) + dopełnienie (obiekt) i warto się jej trzymać. Na przykład:

• Tworząc wartościowe treści, firma zwiększa zaangażowanie odbiorców.
• Firma zwiększa zaangażowanie odbiorców za pomocą wartościowych treści.

6. Pisz na temat

Skup się na tym, co chcesz przekazać, bez zmuszania czytelnika do przebrnięcia przez informacje, których nie potrzebuje.

Przykład (newsletter sklepu online):

Pragniemy poinformować, że w naszym sklepie internetowym przez cały przyszły tydzień obowiązywać będą liczne promocje i rabaty, które przygotowaliśmy specjalnie dla naszych klientów.

Jak przekazać najważniejsze informacje? Można to napisać w ten sposób:

Korzystaj z licznych promocji i rabatów przez cały przyszły tydzień.

Nie ma też potrzeby informowania odbiorcy o informowaniu (pragniemy poinformować).

7. Unikaj strony biernej i form bezosobowych

Czy kiedy czytasz, że Twoje dane zostały potwierdzone, myślisz: ale przez kogo?

Strona bierna w tym zdaniu ukrywa wykonawcę czynności. Nie wiadomo, kto za nią odpowiada. Jednak warto brać odpowiedzialność za słowa i korzystać ze strony czynnej: Potwierdziliśmy Twoje dane.

Unikaj form bezosobowych, kiedy zwracasz się bezpośrednio do odbiorcy, na przykład:

• Nie otrzymano odpowiedzi w wyznaczonym terminie.
• Nie otrzymaliśmy Pani odpowiedzi w terminie.

Widzisz różnicę?

8. Unikaj rzeczowników odczasownikowych

Rzeczowniki odczasownikowe, jak nazwa wskazuje, tworzy się od czasowników, które opisują czynność. Najczęściej mają końcówki: -anie, -enie -cie. Powodują, że zdania są ciężkie, formalne i trudniejsze do zrozumienia, na przykład:

Przeprowadzenie analizy danych jest konieczne.

Jeśli pozbędziemy się rzeczownika odczasownikowego, zadanie może brzmieć: Przeprowadź analizę danych.

9. Unikaj imiesłowów

Imiesłów to nieosobowa forma czasownika. Wyróżniamy imiesłowy przymiotnikowe (czynne, bierne) i przysłówkowe (współczesne, uprzednie). Będą to więc słowa zakończone na -ąc lub -ący, a także na -ny, -ty, -wszy, -łszy. Na przykład:

• Logując się na stronie, możesz śledzić zamówienie.
• Po zalogowaniu się na stronie, możesz śledzić zamówienie.

10. Zadbaj o strukturę tekstu i warstwę wizualną

Tekst łatwy w czytaniu, to także tekst uporządkowany. Warto go podzielić na mniejsze akapity, wypunktować, dodać nagłówki i śródtytuły, które mówią o zawartości poszczególnych fragmentów. Wygląd treści poprawią wyróżnienia np. za pomocą koloru.

Materiały, które zawierają liczby i inne dane, warto urozmaicać infografiką lub tabelą – wizualizacja sprawi, że informacje będą czytelne.

Sprawdź też: Czym jest content marketing i dlaczego Twoja firma go potrzebuje?

Prosty język jest jednym z elementów dostępności cyfrowej.

Dostępność cyfrowa polega na tworzeniu stron internetowych, aplikacji czy oprogramowania w sposób, który pozwala swobodnie z nich korzystać jak największej liczbie osób. Wytyczne dotyczące dostępności treści internetowych (WCAG) uwzględniają potrzeby osób z różnymi niepełnosprawnościami.

Wytyczne WCAG*** te odwołują się do czterech zasad dostępności:

• postrzegalności – informacje i elementy interfejsu użytkownika są dostrzegalne dla zmysłów,
• funkcjonalności – elementy interfejsu zapewniają obsługę strony lub aplikacji,
• zrozumiałości – informacje prezentowane w interfejsie i jego obsługa są zrozumiałe,
• kompatybilności (solidności) – treści są interpretowane przez różne programy, również wspomagające.

Sprawdź, co warto wiedzieć o Europejskim Akcie Dostępności.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w przystępnym pisaniu, to możesz wypróbować narzędzia takie jak np. Jasnopis czy Logios.

Jasnopis

Na stronie jasnopis.pl sprawdzisz tekst pod kątem zrozumienia. Aplikacja m.in.: oblicza indeks mglistości języka FOG (mierzy, ile lat edukacji potrzeba, by przyswoić tekst) oraz wskaźnik czytelności tekstu (Indeks Pisarka), który pokazuje, w jakim stopniu tekst jest przystępny dla odbiorców.

Według tego narzędzia, poniższy tekst jest bardzo skomplikowany, fachowy, a jego zrozumienie może wymagać specjalistycznej wiedzy:

W obszarze współczesnych praktyk marketingowych optymalizacja pod kątem wyszukiwarek internetowych (SEO) nie stanowi jedynie technicznego instrumentu zwiększania widoczności w ekosystemie cyfrowym, lecz integralny komponent strategii komunikacyjnej, determinującej percepcję marki przez użytkownika.  

Po uproszczeniu wciąż jest trudniejszy, ale już zrozumiały dla ludzi wykształconych:

Obecnie optymalizacja pod kątem wyszukiwarek (SEO) nie tylko poprawia widoczność w internecie. To ważna część strategii komunikacji, która wpływa na to, jak użytkownicy postrzegają markę.

Logios to aplikacja, które ma własny indeks prostego języka – Plain Language Index. Aplikacja korzysta również z miar (np. FOG) oraz parametrów takich jak budowa zdań czy słownictwo.

Według badania w aplikacji Redaktor (redaktor.logios.dev) tekst:

Wniosek został rozpatrzony pozytywnie, a decyzja o przyznaniu dotacji wraz z uzasadnieniem zostanie przesłana w terminie 14 dni od daty wysłania niniejszej wiadomości. – jest zgodny ze standardem plain language w 32% (a im wyższy, tym lepiej). Otrzymujemy również informację o zaimku „niniejszy”, którą uwzględnimy w poprawie tekstu.

Po wprowadzeniu zasad prostego języka i zamiast jednego długiego zdania, otrzymujemy:

Przyznaliśmy dotację. Decyzję wraz z uzasadnieniem wyślemy do Ciebie w ciągu 14 dni. – Indeks PLI wynosi 100%.

Prosty język nie polega na posługiwaniu się prostymi słowami i spłycaniu przekazu. Ważna jest umiejętność przekazywania złożonych informacji za pomocą treści. Chodzi o to, by komunikat był jasny, logicznie zbudowany i dostosowany do poziomu wiedzy i potrzeb odbiorcy.

Długie akapity i skomplikowane zdania mogą być barierą dla starszych i osób z niepełnosprawnościami. Obcokrajowcom, którzy uczą się polskiego lub znają go na podstawowym poziomie, również sprawią trudność. Osoby w kryzysie emocjonalnym (np. utrata bliskiej osoby, choroba) mogą mieć problem z koncentracją. Podobnie jak każda inna osoba, która jest zmęczona codziennymi obowiązkami – a zależy jej na szybkim przyswojeniu informacji i podjęciu decyzji po pierwszej lekturze tekstu.

Dlatego, prosty język to także okazanie szacunku dla czasu i uwagi drugiej osoby – unikanie wtrąceń, wieloznaczności i chaotycznej struktury tekstu. Przynosi korzyści niezależnie od poziomu wykształcenia, sytuacji zdrowotnej czy życiowej.

W Sales&More doskonale zdajemy sobie sprawę, że skuteczny content marketing musi opierać się na tekstach zgodnych z zasadami prostego języka. Chcesz sprawdzić, jak możemy dzięki temu pomóć Twojemu biznesowi? Zadzwoń do nas i wysłuchaj naszych propozycji.

* ISO 24495-1:2023; Plain language — Part 1: Governing principles and guidelines

** https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/promocja/prosto-o-funduszach-europejskich-1/deklaracja-prostego-jezyka/

*** https://www.w3.org/Translations/WCAG21-pl